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Soziales Experiment bei Orange - E-Mails waren gestern!

Microsoft Teams für interne Abstimmungen nutzen

Verfasst von Dominik Wilsberg am 15. September 2017
Wie IoT ist in jüngster Zeit auch der Arbeitsplatz 4.0 in aller Munde. Wir als technologisch getriebenes Unternehmen können und wollen uns dem nicht verschließen. Obwohl wir mit Office 365 hier entsprechende Tools zu Hand haben, entspricht unsere Arbeitsweise aber weiterhin dem Arbeitsplatz 1.0. So haben wir uns in der Vergangenheit pro Tag ca. 500 interne Mails geschickt.

Diese Mailflut lenkt von unseren eigentlichen Aufgaben ab. Kaum wollen wir uns konzentriert einer Aufgabe widmen, macht es pling. 40 Jahre nach ihrer Erfindung gilt die E-Mail zudem als veraltet. Dennoch werden aktuell ca. 192 Milliarden Mails verschickt. Pro Tag wohlgemerkt! Studien zeigen zudem: 50 Prozent der E-Mails sind unnötig, 30 Prozent für den Geschäftszweck nicht notwendig und nur 20 Prozent relevant. Viele E-Mails werden leichtfertig weitergeleitet. Schnell werden mehrere Kollegen auf Cc gesetzt, also E-Mails rein zur Kenntnisnahme geschickt. Um dies einzudämmen und zukünftig auch effektiver zusammenzuarbeiten, haben wir uns entschlossen interne Mails zukünftig zu unterbinden.
Dies hat für uns einen extremen Einschnitt bedeutet. Arbeitsprozesse und vor allem das eigene Verhalten mussten an die neue Art der Kommunikation angepasst werden. Und das hat nicht (und geht auch immer noch nicht) ohne gewisse Rebungseffekte. Hierzu werden wir aber regelmäßig ein Update auf unserer Seite geben.
Um den Verlust der internen Mails zu kompensieren, stellt Office 365 uns entsprechende Tools zur Verfügung:
Microsoft Teams
Aktuell gestalten wir den Austausch über diese Plattformen, wobei Teams hier eine zentrale Rolle spielt. Für die Nutzung haben wir entsprechende Leitfaden erstellt
Speichern der Dokumente auf OneDrive for Business, wenn ...
  • Generell nicht geplant ist, diese freizugeben.
  • Dokumente standardmäßig privat bzw. nur für das eigene arbeiten gedacht sind. Dies macht OneDrive for Business zu einer guten Wahl für Entwürfe oder persönliche Dokumente, die sonst keiner sehen soll.
  • Eine Ausnahme bilden hier Dokumente die im Ordner „Für jeden freigegeben“ gespeichert werden. Diese sind standardmäßig für alle „sichtbar“.
  • Geplant ist die Dokumente freizugeben, diese aber nur einen begrenzten Wirkungsbereich oder Lebenszyklus haben.
  • Gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden soll, die in keinem Zusammenhang zu einem laufenden Projekt stehen und die hauptsächlich für den User wichtig sind (Freigabe durch User). Der Versand der Dokumente per Mail entfällt.
  • Es keine vorhandene Teamwebsite gibt zu der ein Dokument passen könnte, oder die Erstellung einer neuen Teamwebsite nicht gerechtfertigt ist (z.B. nur für ein Dokument).
Speichern der Dokumente in einer SharePoint Teamwebsite-Bibliothek oder Teams, wenn ...
  • Gewünscht ist, dass Teammitglieder gemeinsam Zugriff auf das Dokument haben sollen (Dokument ist Projekt relevant).
  • Der Besitz und die Berechtigungen auf einen weiteren Personenkreis ausdehnt werden soll.
  • Berechtigungen eher auf Websiteebene statt für einzelne Dokumente gewährt werden sollen/können.
  • Wenn Personen über Zugriff auf die Teamwebsite oder Teams verfügen, besitzen Sie auch Zugriff auf die auf der Website gespeicherten Dokumente.
  • Andere projektbezogene Dokumente bereits in der SharePoint Teamwebsite-Bibliothek gespeichert sind und andere damit rechnen, ein Dokument dort ebenfalls zu finden.
  • Das Dokument in einen Workflow eingebunden werden soll.

Skype oder Teams für interne Abstimmungen nutzen